【活動企劃放大鏡】想做活動企劃需要具備什麼能力?讓國際展覽行銷人告訴你

相信很多人對活動企劃充滿不少幻想,不管是因為看到他們常常在各大光鮮亮麗的場合出現,或是時不時又和哪個藝人或政治人物合影打卡…而產生了許多美好想像。

這些固然都是這份工作有趣精彩的地方,但親愛的朋友(淚)剩下95%背後的辛苦+辛酸才是活動企劃最本質的地方阿阿阿!

活動企劃所涵蓋的範圍很廣泛,包含常見的開幕典禮、記者會,造勢活動…等等,簡單來說:

把一般公司、單位需要傳遞給媒體或民眾的訊息用吸睛的方式包裝、呈現就是活動企劃的工作內容

所以活動企劃可以說包含了文案撰寫、贊助廣告、網路宣傳、廠商接洽、媒體洽邀…等各種面向。

而一場完美活動仰賴的更是前期縝密到你頭皮發麻的活動企劃書撰寫以及次數無上限的客戶溝通,在這裡就簡單幫大家列出幾個我認為做活動企劃不可或缺基本能力。

活動企劃必備一、文案力

企劃案的發想、提案是這份工作非常非常重要的部分,如果你連提案都無法讓客戶滿意,根本就不會有後面的活動執行(簡單來說就是沒飯吃

所以如果文字能力不佳,就沒辦法寫出一份令客戶信服又滿意的活動企劃書,比方說現在要客戶要舉辦一場料理秀,而你想好了一個別具心裁的提案,內容如下:

民以食為天,我們知道台灣有很多在地農產食材,所以這次特別邀請國內選手一起挑戰用台灣味製作異國料理,希望能給評審新的感受。

文案1

看起來就超級不想參加阿~但如果改一下呢?

米其林星級餐廳評選熱潮持續發燒,使得台灣餐飲備受國際矚目,同時也將我們的在地美味一舉推上國際舞台。因此本次料理競賽特別以“台灣特色農產入菜”,讓選手們挑戰以台灣在地食材做出精緻的異國料理,希望能帶給評審們全新的味蕾感受。

文案2

是不是給客戶的感受就完全不一樣了呢?文字的力量就是如此強大。

活動企劃必備二、想像力

做活動企劃最常聽到客戶跟你說: 我覺得這個設計不夠有質感、不夠熱鬧、不夠文青、不夠活潑等各種非常抽象的詞(翻桌)

所以建議平常就要培養快速吸收廣泛知識的能力,不論科技、文創、時事都需要多方涉略,才能隨時應付客戶需求、設計出令人耳目一新的活動提案。

一般活動規劃大致需包含以下內容:

  • 清楚的活動宗旨
  • 詳細活動進行方式
  • 活動進行時間
  • 活動宣傳方式
  • 活動流程設計
  • 人力分配表/聯絡方式
  • 整體活動預算花費
  • 預期帶來效益

活動企劃必備三、應變力

活動橋段新增、貴賓更動、道具損壞、燈光出包、表演團體遲到(我還可以再舉20個…)等等都是活動現場常見的狀況,身為一名專業的公關人員不要妄想能只按照企畫書的內容操做就可以過關,因為根本就

某摳能!!!!!

而「危機處理能力」更是評估一個專業公關人員非常重要的指標之一, 如何成功將危機化為轉機就是顯現你夠不夠專業的好機會。

我可以從活動企劃學到什麼?

其實我認為活動企劃是很適合新鮮人的一份職業,因為工作內容真的是包山包海,大到安排總統與貴賓接見的路線、小到買一塊橡皮擦的報帳流程,而不論大小我認為都能擴展個人的視野以及增進問題解決能力。

最後列出我自己從活動企劃工作中學到的幾件事:

簡報提案技巧

這工作有非常多需要和客戶提案的機會,如果能因此點滿簡報技巧以後不管走到哪裡都會非常受用 。

●專案時間管理

規劃時程是執行專案最關鍵的地方,如何與你的上下游廠商協調、如何提出讓客戶滿意然後又不會逼死自己的時程表絕對是身為一個專案管理者必備的技能 。

●客戶溝通技巧

溝通是這份工作最常做的事情,跟客戶溝通、跟你的外包廠商溝通、跟表演團體溝通…等等。尤其在各種煩人的雜事排山倒海而來的時候還要保持高EQ冷靜處理,做完幾個專案你想不成長都難

●危機處理的能力

如同前面提到各種突發狀況,身經百戰之後絕對可以把你的心臟練得越來越大顆,以後遇到再危急的狀況也能淡定處理 。

●不違背現實的創意發想技巧

什麼意思呢?如果現在要做一個轟動全台的運動飲料宣傳廣告,你當然可以請阿妹、蕭敬騰、蔡依林同台讚聲,If 你的客戶有兩千萬預算的話~

而合理的創意發想技巧就是指在有限的預算之下還能幫他們精準地找到代表性人物、設計能引起媒體關注的活動進而達到宣傳效益。

這是活動企劃我認為最困難也最有挑戰性的一環,因為你的創意必須經過客戶、老闆多次的檢驗、修改,最後達到一個雙方都滿意且合理的結果,在討論的過程中也會慢慢摸索出活動設計應該要注意的細節,之後就能更上手面對各種大大小小的場面。


以上就簡單整理有關活動企劃工作的經驗分享,任何工作都有新鮮有趣的一面,當然也有背後辛苦的地方,但我認為無論如何對自己都是一種成長。

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